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Como (e por que) organizar as suas notas fiscais

 9 de dezembro de 2014  Novidades

A Nota Fiscal é um dos documentos, que fazem parte da base dos registros contábeis de uma empresa, onde o departamento contábil se faz tão importante quanto o setor financeiro. Portanto, para que a nota fiscal, dentre outros documentos considerados como essenciais, não sofra com a ação do tempo, é mais do que necessário armazená-la da maneira correta.

As informações principais devem estar impreterivelmente legíveis, livres de quaisquer rasuras, estando disponíveis de maneira clara e objetiva. Armazenagem correta das Notas Fiscais demonstra zelo e organização. E o objetivo do nosso post de hoje é explicar como você e o seu contador podem organizar de maneira prática e segurança as Notas Fiscais da sua empresa. Acompanhe-nos:

Notas Fiscais impressas x Notas Fiscais Eletrônicas

Reúne todas as informações a respeito do serviço prestado, como: valores, retenção de impostos e a descrição de serviços prestados.

Já a Nota Fiscal eletrônica ou digital — NF-e — armazena as informações da sua nota eletronicamente, possui validade jurídica e digital. A idéia inicial foi substituir a nota impressa, possibilitando um acompanhamento real, o desgaste ao longo do tempo e o desperdício de papel.

Esteja atento ao cumprimento da legislação tributária: o arquivo da Nota Fiscal eletrônica deve ser disponibilizado em XML pelo emissor, caso contrário o mesmo está sujeito a penalidade de multa.

É evidente que nessa forma de armazenagem os seus funcionários ganham produtividade, pois é muito mais fácil localizar um arquivo eletrônico do que um arquivo físico.

Como armazenar as suas notas

Impressas

O armazenamento pode ser realizado em caixas, identificadas por mês e depois colocadas separadas em um armário. Como o armazenamento deve ser mantido por 5 anos, após este período elas podem ser encaminhadas para o arquivo morto.

Eletrônicas

Mesmo estando em formato digital esse tipo de nota também deve ser armazenado por 5 cinco anos, guardando o arquivo gerado e garantindo a sua integridade. Os arquivos de nota fiscal eletrônica devem ser guardados em formatos XML.

Centralize as suas notas em um único lugar, de maneira segura, através de um banco de dados em um sistema de gerenciamento, e fazendo backup.

Benefícios gerados quando as notas fiscais são organizadas

A organização das notas fiscais possibilita um compartilhamento mais eficaz das informações e reduz o custo no controle das notas, principalmente no caso das eletrônicas, já que o processo passa a ser informatizado.

Manter um arquivo organizado também diminui a possibilidade de sonegação, facilita o trabalho no momento em que a empresa precisa repassar informações para a auditoria e o cruzamento eletrônico de dados passa a ser eficaz.

Agilidade no acesso a informação, já que a busca é facilitada para organização das notas, é outro benefício.

A empresa precisa ter um sistema de contabilidade para converter o arquivo em um formato especifico de acordo com a legislação vigente. Lembrando que é obrigatório fazer a emissão da nota fiscal de maneira física ou virtual podendo o estabelecimento ser multado caso não cumpra a legislação. E então, como é o processo de guarda de Notas Fiscais dentro da sua empresa? Conte-nos e contribua com as nossas dicas!